Welke documenten zijn vereist bij de verkoop van een handelsfonds in België?

Een volledige checklist om vertragingen te vermijden en de overdracht vlot te laten verlopen

De verkoop van een handelsfonds is een belangrijke stap voor elke ondernemer die zijn activiteit wil overdragen aan een nieuwe eigenaar. In België vereist deze transactie het voorleggen van een reeks juridische, fiscale en boekhoudkundige documenten om de verkoop te beveiligen en het vertrouwen van de koper te winnen. Hieronder vindt u een overzicht van de essentiële stukken die u vooraf moet verzamelen.

1. Juridische en administratieve documenten

Eigendomsbewijs of handelshuurcontract
– Eigendomsbewijs: Indien u eigenaar bent van het pand, bezorg dan de notariële akte of een ander officieel document als bewijs.
– Handelshuurcontract: In de meeste gevallen huurt de overlater het pand. Bezorg het lopende huurcontract en eventuele bijlagen, samen met de laatste betalingsbewijzen. De koper kan zo de geldigheid en voorwaarden controleren.

Uittreksel uit de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO)
– Vermeldt de officiële gegevens van de onderneming: naam, rechtsvorm, maatschappelijke zetel, ondernemingsnummer en activiteiten.

Statuten en oprichtingsakten (bij een vennootschap)
– Actuele statuten: Indien het handelsfonds wordt uitgebaat via een vennootschap (BV, NV, enz.).
– Vertegenwoordigingsbevoegdheid: Toon aan dat u gemachtigd bent om het fonds namens de vennootschap over te dragen (mandaat, benoeming, enz.).

Specifieke vergunningen en toelatingen
– Alcoholvergunning
– Milieuvergunning (geluid, afval, emissies…)
– Sectorspecifieke vergunningen (horeca, esthetiek, medisch…)

2. Boekhoudkundige en financiële documenten

Balansen en resultatenrekeningen
– Jaarrekeningen: Bezorg idealiter de cijfers van de laatste drie boekjaren.
– Tussentijdse boekhouding: Bij een verkoop midden in het boekjaar, voeg een recente stand van zaken toe (vb. kwartaalresultaten).

Inventaris van activa en passiva
– Gedetailleerde inventaris: Materieel, meubilair, voorraden, voertuigen, enz.
– Voorraadwaardering: Vermeld hoeveelheid, waarde en staat van de goederen.
– Lopende schulden: Leveranciers, bankleningen, enz. – bepaal wat eventueel mee overgaat.

Boekhoudregisters en bankuittreksels
– Recente bankuittreksels: Om de liquiditeitspositie te staven.
– Verkoop- en aankoopregisters: Belangrijk voor het onderbouwen van omzet en kosten.

3. Fiscale documenten en officiële attesten

Fiscaal attest (FOD Financiën)
– Attest van fiscale regulariteit: Bewijs dat er geen openstaande fiscale schulden zijn.
– Btw-attest: Eventueel vereist om te bevestigen dat alle aangiften en betalingen in orde zijn.

Sociale attesten (RSZ, sociaal secretariaat)
– RSZ-attest van regulariteit: Indien u personeel heeft.
– Loonfiches en arbeidsovereenkomsten: Overzicht van aantal werknemers, hun anciënniteit en loonvoorwaarden.

Attest van niet-faling
– Te verkrijgen bij de griffie van de ondernemingsrechtbank: bevestigt dat u niet in staat van faillissement bent of in vereffening verkeert.

4. Documenten over de werking van de onderneming

Lopende contracten en verbintenissen
– Leverancierscontracten (vb. exclusiviteit, kortingen)
– Onderhoudscontracten: Voor apparatuur, software of veiligheidssystemen
– Commerciële overeenkomsten: Partnerships, franchisecontracten, enz.

Klantenbestanden en algemene voorwaarden
– Klantenlijst: In overeenstemming met de GDPR-wetgeving
– Algemene voorwaarden: Leveringsvoorwaarden, retourbeleid, betalingsvoorwaarden

Stedenbouwkundige vergunningen
– Indien u werken hebt uitgevoerd aan het pand: voeg de goedgekeurde vergunningen en plannen toe

5. Aanvullende formaliteiten en praktische tips

Voorbereiding van de verkoopakte
– De verkoop moet schriftelijk worden vastgelegd (onderhands of notarieel).
– In veel gevallen is een publicatie in het Belgisch Staatsblad vereist.

Controle door professionals
– Laat uw dossier nalezen door een notaris, advocaat of accountant om fouten of vergetelheden te vermijden.

Wees transparant
– Transparantie schept vertrouwen. Onvolledige of foutieve informatie kan leiden tot conflicten of schadeclaims.

Anticipeer op termijnen
– Sommige attesten vragen tijd om afgeleverd te worden (RSZ, FOD Financiën…). Start de aanvragen op tijd.

Bespreek de overname van personeel
– Maak afspraken over wie wordt overgenomen, onder welke voorwaarden, en hoe de anciënniteit en voordelen behouden blijven.

6. Samengevat

Een handelsfonds overlaten in België vereist een goed voorbereid dossier met alle nodige juridische, boekhoudkundige, fiscale en administratieve documenten.
Door vanaf het begin transparant te zijn en de juiste attesten en contracten voor te leggen, vergemakkelijkt u de onderhandelingen én verhoogt u de kans op een vlotte en succesvolle overdracht.

‍